rotacja leków
fot. depositphotos

Rotacja leków w magazynie aptecznym

Rotacja magazynu mówi o kondycji placówki, jej konkurencyjności i pokazuje, jak zachowana jest równowaga między rentownością a dostępnością produktów.

Wiele publikacji podaje, że wskaźnik rotacji magazynu, czyli prawidłowe zarządzanie zapasami, powinno oscylować między 28 a 33 dniami, tj. między wartością 0,8-1,2. Przy określaniu tego wskaźnika należy wziąć pod uwagę stosunek wartości stanu magazynu netto do sprzedaży netto w tym samym okresie, np. 30 dni. Przy wartości magazynu 200 tysięcy złotych, a sprzedaży 140 tysięcy, wskaźnik rotacji magazynu wyniesie 43 dni. Jeżeli poziom wskaźnika jest wysoki, oznacza to, że obrót zapasami jest wolny i apteka powinna zawężać asortyment do najczęściej poszukiwanego przez pacjentów. Zgodnie z zasadą Pareto, z punktu widzenia zarządzania magazynem, zapasy istotne to ok. 20 proc. naszego magazynu, one odpowiadają za ok. 80 proc. sprzedaży. Niska wartość wskaźnika sugeruje natomiast szybszy obrót środkami i może należałoby się zastanowić nad poszerzeniem asortmentu, co przełoży się na zwiększenie sprzedaży. Poszukajmy takich specyfików, których nie ma nasza konkurencja, sprawdzając wcześniej czy będzie na nie zapotrzebowanie. Zależność rotacyjną możemy także wykorzystać, aby ocenić przydatność poszczególnych produktów w aptece. Jeśli mamy zapas paracetamolu w ilości 200 sztuk, a w miesiącu sprzeda się 60 opakowań, to współczynnik jego rotacji wynosi 3,33 i wystarczy nam go na 100 dni. Zaczynamy mieć „nadstan” tego preparatu i jeśli nie skupimy się na jego wydawaniu, pogorszy się rotacja całego magazynu. Popatrzmy na miejsce tego paracetamolu w grupie. Może inna marka wydawana jest w dużych ilościach i to właśnie ją zamawiamy systematycznie, a o innych produktach handlowych zapominamy.

Określanie poziomu rotacji

W praktyce aptecznej towar rotuje w różnym czasie. W zależności od sezonowości, specyfiki apteki, struktury pacjentów czy lokalizcji część zakupionych leków sprzeda się szybciej, inne dłużej zajmą miejsce na półce aptecznej. Można spotkać następujący sposób określania poziomu rotacji:

  • 50 proc. asortymentu powinno nam rotować w ciągu 30 dni,
  • 20 proc. w ciągu 56-60 dni,
  • 20 proc. pozostaje nam do zrotowania do 180 dni,
  • a więcej niż 10 proc. towaru nie powinno nam zalegać powyżej 180 dni, ponieważ pojawia się ryzyko jego przeterminowania.

Jeśli magazyn apteczny wynosi 200 tysięcy złotych, przy takim systemie określania poziomu rotacji, 100 tysięcy złotych będzie przekraczało termin płatności za faktury w hurtownich, który standardowo wynosi 30 dni. Z punktu widzenia prowadzenia apteki i jej polityki obrotu gotówką, należy dążyć więc do tego, by cały zakupiony asortyment rotował jak najszybciej, w przeciwnym razie możemy być zmuszeni korzystać z dodatkowych środków finansowych, aby zapłacić za towar, np. oprocentowanej pożyczki bankowej. Produkty zalegające w magazynie zamrażają nam finanse. Wartość magazynu powinna być niższa niż miesięczny obrót apteki, aby placówka nie straciła płynności finansowej. Zrotowany w krótszym terminie towar pozwoli nam zwiększyć zyski poprzez skorzystanie z kredytu, jaki stanowi opóźniona płatność za faktury. Asortyment, który zalega w aptece powyżej 30 dni powinien być ograniczany do niezbędnego minimum. Przy czym należy zdawać sobie sprawę z tego, że powyżej terminów płatności w magazynie będziemy mieć zakupy pakietowe, np. dużą ilość preparatów zakupionych na zimę. Warto pamiętać o tym, że okres zapłaty za nie skumuluje się z bieżącym zatowarowaniem. Negocjujmy więc dla pakietów dłuższe terminy płatności.

Przetowarowany magazyn

Cała nasza praca z przerotowanym magazynem będzie zależała od sytuacji, jaka w nim panuje. Na pewno problem nierotujących produktów należy omówić z zespołem i przygotować plan działania, który podejmiemy. Należy wskazać osobę, która będzie koordynowała proces wyprzedaży i motywowała pracowników pierwszego stołu do realizacji zadania, gdyż tylko praca całej załogi przyniesie efekty. Można zastanowić się nad specjalnym sposobem gratyfikacji pracowników za osiągnięte efekty.

W pierwszej kolejności należy zająć się asortymentem, który zalega ponad pół roku. Warto się zmierzyć z tymi produktami zanim stracą swą ważność, a zamrożone pieniądze nie będą już możliwe do odzyskania. Preparaty te powinny podlegać systematycznej wyprzedaży lub wymianie na inne rotujące produkty. Dobrą praktyką jest sprawdzanie faktur zakupu przed upływem terminów zwrotu, pod kątem oddania hurtowni nieodebranych, a zamówionych produktów przez pacjentów lub zwrócenia preparatów kupionych w zbyt dużej ilości. W wyprzedaży środków medycznych pomocny może być specjalny system ich oznakowania, pozwoli on wyróżnić je spośród innych, np. na kosmetyki możemy nalepiać samoprzylepne gwiazdki, czy serduszka, a inne leki w szufladach oznaczać kolorowymi kartkami. Po otworzeniu szuflady od razu będzie wiadomo jakie produkty zaproponować. Wykorzystujmy możliwości aptecznego programu komputerowego do sygnalizowania nam produktów zalegających. Przydatne może być tworzenie w systemie „zamienników własnych” i korzystanie z programowego miejsca składowania. Lista zalegaczy, na bieżąco aktualizowana, powinna znajdować się przy każdym stanowisku pracy i każda osoba zza pierwszego stołu powinna ją znać.

Ekspozycja

W rotowaniu magazynu bardzo przydatne jest właściwe ułożenie preparatów na ekspedycji. Półki, na których pacjent zatrzymuje wzrok, czyli tzw. gorące miejsca, powinny być na wysokości około 120-140 cm i tu umieszczamy preparaty, na których zrotowaniu najbardziej nam zależy. W magazynie schowajmy produkty świeżo zakupione. Duże ilości medykamentów, z popularnych grup asotymentowych, włączmy do promocji tygodniowych. Do eksponowania preparatów nierotujących możemy wykorzystać miejsce przy stanowiskach kasowych, gdzie pacjent będzie mógł sam dotknąć i obejrzeć produkty. Wprowadźmy promocje przykasowe z koszami wyprzedażowymi, gdzie pokojarzymy produkty zalegające z grupy terapeutycznej, np. związane z przeziębieniem, czy na żylaki. W ten sposób stworzymy uzupełniającą się kurację dla pacjenta. Miejmy te preparaty pod ręką i proponujmy je sukcesywnie do potrzeb pacjenta. Możemy posłużyć się różnymi technkami sprzedażowymi. Jedną z nich jest reguła niedostępności – ta oferta promocyjna ważna jest do końca tygodnia, to już ostatnie sztuki w tak korzystnej cenie – te sformułowania sprawiają, iż produkty niedostępne wydają się pacjentom bardziej atrakcyjne, a chęć posiadania ich jest oczywista i naturalna. Jeśli wiemy, że coś stracimy, to jeszcze bardziej nam na takim produkcie zależy. Inną regułą jest zasada kontrastu, wówczas najpierw proponujemy odbiorcy preparat droższy, a nastepnie produkt, który chcemy wysprzedać, i który jest tańszy. Dobrym pomysłem jest dodawanie gratisowych produktów do zalegaczy. Jest to niespodziewany prezent, który otrzyma pacjent. Należy pamiętać, że większość ludzi kupuje produkty irracjonalnie, bazując na emocjach. Proponując pacjentowi konkretny produkt warto pamiętać, że ma być to coś specjalnie dla niego. Należy przedstawić mu korzyści z zaproponowanego produktu. Warto mówić prostym językiem i tylko to, co absolutnie konieczne, z zaangażowaniem i przekonaniem. Można powoływać się na rekomendacje innych pacjentów czy też własne doświadczenia. Ludzie wierzą regule społecznego dowodu słuszności.

Oczywiście należy zastanowić się nad przeceną leków nierotujących i z krótką datą ważności oraz możliwością tworzenia z nich dwupaków, gdzie przecena jednostkowego opakowania może być niższa, a szybciej pozbędziemy się nadstanów. Każde podjęte działanie będzie mniejszą stratą finansową dla apteki niż koszty przterminowania i utylizacji. Warto korzystać z pomysłów całego zespołu, szybciej dojdziemy do celu, jeśli cały zespół będzie zaangażowany. Dotyczy to także pomocy aptecznych, które zauważą niechciany i wysprzedany wcześniej produkt przy błędnych zakupach towaru. Przy sprzedaży produktów z krótką datą ważności należy zawsze poinformować o tym pacjenta, aby uniknąć niepotrzebnej reklamacji, i aby pacjent nie poczuł się oszukany.

Pod uwagę należy wziąć jeszcze jeden aspekt, a mianowicie zmieniającą się modę na leki OTC i wypisywane przez lekarzy na receptę. Bardzo popularna jest ostatnio suplementacja witaminy D, natomiast pacjenci kupują mniej produktów z glukozaminą. Nie bez znaczenia jest sezonowość sprzedawanych preparatów. Nie kupujmy już pod koniec wakacji preparatów z filtrami UV, a późną zimą kremów chroniących przd wiatrem i mrozem, ponieważ jest duże prawdopodobieństwo, że zostaną sprzedane dopiero w kolejnym sezonie.

Porządkowanie magazynu

Jeśli nasza apteka należy do sieci aptek tego samego podmiotu gospodarczego spróbujmy wymienić się nadwyżkami produktów. Niech to będzie systematyczną, comiesięczną praktyką.

Poprawiając rotację, np. o 5 dni, przy tej samej wartości sprzedaży 140 tysięcy złotych, zmniejszamy wartość magazynu do 177.333 zł, oszczędzamy kwotę 22.667 zł. Należy uzmysłowić sobie, iż każda odzyskana suma z zamrożonej wartości magazynu jest istotna. Proces porządkowania magazynu jest długi i wymaga ogromnego nakładu pracy, ale może dać satysfakcję każdemu zespołowi aptecznemu.

Należy też pamiętać, aby nie zabrakło preparatów dobrze rotujących, zarówno OTC, jak i na receptę. Pacjenci nie lubią czekać, chcą podjąć leczenie od razu, aby jak najszybciej powrócić do zdrowia. Często się zdarza, że zrealizują swoje zakupy u konkurencji. W codziennej pracy możemy sprawdzić, czy stan magazynu w aptece zaspokaja potrzeby naszych pacjentów, jakie produkty sprzedają się w największych ilościach, a ile, np. recept odkładanych jest do realizacji „na zamówienie”.

Celem jest uzyskanie jak największej wartości sprzedaży przy możliwie najmniejszym stanie zapasów. Przy każdym zakupie towaru należy zadać sobie pytanie – ile czasu zajmie sprzedaż danego specyfiku i ile na nim zarobimy.

Podobne wiadomości

Nie ma możliwości dodania komentarza