Wśród licznych zadań kierownika apteki jednym z najważniejszych jest właściwa organizacja pracy w aptece.
Czas przeznaczony na pracę w aptece jest ograniczony, więc każda osoba zarządzająca powinna zastanowić się, jakie zadania są istotne do zrobienia w danym dniu, a jakie są mniej pilne i kto może je wykonać.
Logistyka
Podstawową działalnością apteki jest obsługa pacjentów. Istotne są też działania apteki o charakterze niesprzedażowym, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania placówki. Do nich możemy zaliczyć zarządzanie magazynem, wykonywanie recept robionych, przygotowywanie promocji, dbałość o porządek w aptece i wiele innych.
Osoba zarządzająca apteką musi zastanowić się, jak ułożyć pracę swemu zespołowi w oparciu o kodeks pracy i prawo farmaceutyczne, aby apteka funkcjonowała prawidłowo, biorąc pod uwagę rytm aptecznego dnia – dostawy, zamówienia, natężenie ruchu, ale także i braki kadrowe spowodowane urlopami i zwolnieniami lekarskimi. Ważnym jest, aby dostosować obsadę pracowników do natężenia ruchu pacjentów.
Delegowanie zadań
Zaangażowanie się w pracę w aptece daje każdemu pracownikowi możliwość rozwoju. Poczucie, iż za nic się nie odpowiada jest demotywujące. Warto więc przydzielić zadania poszczególnym pracownikom. Nie jest to łatwe, ponieważ wielu szefów obawia się, iż dzielenie się pracą to dzielenie się władzą, a tak nie jest. Wielu też uważa, iż sami wszystko zrobią najlepiej. Oddając część zadań w ręce pracowników, kierownik zyskuje odpowiedzialnych partnerów, którzy zrewanżują mu się wsparciem i poczuciem, że szef może na zespół liczyć.
Delegować można zadania bieżące i te, które wykonuje się cyklicznie. Przydzielenie zadań poszczególnym pracownikom będzie zależało od ich zainteresowań, motywacji i kompetencji.
Z praktyki aptekarskiej wynika, iż delegujemy: sprawdzenie szafki A i psychotropów, prowadzenie zeszytu temperatur, wykonywanie leków recepturowych, sprawdzanie względów formalnych zrealizowanych wniosków na środki pomocnicze, kontrolowanie dat ważności leków, tworzenie promocji, zamawianie leków lub części aptecznego asortymentu, wprowadzanie faktur, zwroty towarów do hurtowni, optymalizacja magazynu, ekspozycja leków i wiele innych. Istotne jest by obowiązki i czynności z nimi związane jednego pracownika nie zazębiały się z obowiązkami kogoś innego, by nie mnożyć pracy, którą może wykonać jedna osoba.
Deleguj więc możliwie kompletne zadania, a nie jego części, wyjaśnij sens i cel zadania. Zarządzaj podwładnym wykorzystyjąc style przywództwa sytuacyjnego, dzięki temu pracownik będzie nabywał nowe umiejętności i tym samym się rozwijał.
Efektywne zarządzanie sobą w czasie
Nie wszystke zadania jednak kierownik powinien delegować swoim podwładnym, wykluczamy zadania związane z tworzeniem kierunku rozwoju apteki, wyznaczaniem celów, oceną pracowników czy wyników apteki, rozwiązywaniem trudnych sytuacji, tworzeniem systemów motywacyjnych i te zadania, do których nie mamy odpowiednio wykwalifikowanych pracowników.
Delegując obowiązki zyskujemy więcej czasu na własny rozwój i szansę na to, że wszystko to, co sobie zaplanowaliśmy wykonamy. Czas jest zasobem ograniczonym, nie można go kupić czy rozmnożyć, możemy natomiast nauczyć się lepiej i efektywniej zarządzać sobą w czasie.
Jeśli zaoszczędzimy i dobrze wykorzystamy, np. na doskonalenie swoich umiejętności komunikacyjnych, w ciągu dnia 30 minut, to w ciągu roku zyskamy 4 tygodnie czasu na szkolenie.
Warto poznać własny rytm dnia i trudne oraz ważne sprawy planować podczas swojej szczytowej wydajności. Warunkiem rozpoczęcia zmian w obszarze zarządzania sobą jest uświadomienie sobie i przeanalizowanie własnych zalet, słabości i błędów. Pomoże w tym analiza SWOT, dzięki której zastanowimy się nad naszymi silnymi i słabymi stronami, gdzie znajdziemy szanse na rozwój, ale i skąd się biorą zagrożenia, które mają na nas wpływ.
Ustalenie celów to kluczowa umiejętność potrzebna do efektywnego zarządzania sobą w czasie. Każde przedsięwzięcie należy podzielić na proste czynności (patrz wykres).
Nawyki skutecznego działania
W zarządzaniu sobą w czasie bardzo pomocne jest skorzystanie z niektórych nawyków skutecznego działania St. Covey’a. Nawyk pierwszy mówi o tym, iż wszystko zaczyna się od umysłu, to nawyk mówiący, że mamy wybór i wpływ, możemy narzekać, ale pozytywne nastawienie zmieni perspektywę z jaką patrzymy na życie i cele, to my sami decydujemy co chcemy, a nie musimy zrobić, akceptujemy inny punkt widzenia, koncentrujemy się na tym, co zależy od nas.
Nawyk drugi to rozpoczynanie naszych aktywności z wizją końca. Po co jedziesz na szkolenie? Jakich efektów spodziewasz się po dzisiejszym dniu pracy? Wizja i cele mają moc realizacyjną. Zobaczmy siebie w sytuacji osiągniętego celu. Jak będziemy się czuli, jak wyglądali…
Trzeci nawyk to zasada, rób najpierw to, co najważniejsze. Sam decyduj, jakim sprawom chcesz poświęcić swój cenny czas, z punktu osoby zarządzającej. Siebie za brak czasu, a więc i osiągniętych celów, usprawiedliwiamy bardzo łatwo, a pamiętajmy, że gdyby nasz podwładny powiedział, że na obowiązki, które delegujemy brakuje mu czasu, bylibyśmy zaskoczeni, źli.
Codzienne zadania możemy poukładać biorąc pod uwagę ich ważność oraz pilność.
1. Zadania ważne i pilne – wykonuj osobiście i od razu, będą to sprawy naglące, trudne i kryzysowe, „na wczoraj”.
2. Zadania ważne i niepilne – ustal termin realizacj, planuj, systematycznie realizuj i sprawdź stopień realizacji lub zleć – mowa tu o planach długoterminowych, zapobieganiu problemom, szkolenia. Tu znajdują się zadania, na których najbardziej należy sie skoncentrować. Chcemy, aby te problemy nie stały się pilne, a jeśli coś nieprzewidzianego nam się wydarzy, będziemy przygotowani na ich rozwiązanie.
3. Zadania nieważne, lecz pilne – zleć komuś innemu, ponieważ to co pilne, stwarza iluzje ważności i zajmuje czas – spotkania, listy, raporty, zakup środków biurowych.
4. Zadania nieważne i niepilne, w jakim celu je wykonywać? – wyrzuć do kosza.
W praktyce 8-godzinny dzień pracy powinien być zaplanowany na ok. 5 godzin (60%), dalsze 2 godziny (20%) to sprawy nieoczekiwane, a kolejna godzina to działania spontaniczne. Wykonuj podobne czynności w jednym czasie. Należy wyznaczyć czas potrzebny do wykonania zadania, zmusimy się wówczas do wykonania go w terminie. Pamiętajmy, że praca wypełnia cały czas na nią przeznaczony. Jeśli wyznaczymy sobie 3 godziny na zrobienie zadania, to tyle czasu nam to zajmie. Jeśli na to samo zadanie wyznaczymy 2 godziny, to także w tym czasie je wykonamy. Kolejny krok to podzielenie czasu niezaplanowanego na rutynowe działania, w trakcie których wyznaczamy zieloną godzinę, w której to można przerwać naszą pracę i czerwoną godzinę, gdzie jest to czas, kiedy koncentrujemy się na sprawach istotnych. Poinformuj pracowników, że nie wolno ci w tym czasie przeszkadzać.
W zarządzaniu sobą w czasie warto również pamiętać o regule Pareto. 20% nakładu czasu przynosi 80% efektów.
