Celem zarządzania zapasami leków w aptece jest utrzymanie ich na odpowiednim poziomie, który musi zaspokoić potrzeby pacjentów, a z drugiej strony należy minimalizować koszty, jakie ponosi apteka w związku z ich zakupem i magazynowaniem.
Statystyczna apteka dokonuje zakupów różnych środków leczniczych na poziomie180-200 tysięcy złotych. Kwota ta z reguły przewyższa inne koszty związane z prowadzeniem apteki – pensjami pracowników, czynszem, obsługą informatyczną, opłatą za prąd. Zakupione środki lecznicze i inne wyroby medyczne oprócz tego, że zamrażają śroki finansowe i zajmują powierzchnię magazynową, to zbyt długo przechowywane nie generują zysków.
Zarządzanie zakupami
Nieodpowiednia polityka magazynowa apteki może spowodować mniejsze lub większe trudności z płynnością finansową, a w drastycznym przypadku doprowadzić nawet do jej zamknięcia. Aby więc umiejętnie zarządzać stanem magazynowym, trzeba najpierw przyjrzeć się ich zakupom w hurtowniach.
Pierwszy krok w kierunku dobrych zakupów to negocjacje z dostawcami jak najlepszych warunków handlowych: rabatów udzielanych na fakturach lub w postaci zwrotu finansowego, terminów płatności oraz okresu zwrotu towarów od momentu jego zakupu, częstotliwość dostaw w ciagu dnia. Ważnym tematem do omówienia będzie także ilość i regularność otrzymywanych leków deficytowych.
Grupy zakupowe
Apteki także często korzystają z grup zakupowych. Najczęściej spotykamy grupy działające przy hurtowniach. Przystąpienie do nich warunkuje wyrobienie określonego minimum zakupowego, być może kupno pakietu startowego, np. obowiązującego co kwartał i związanego z danym sezonem, choć nie jest to regułą. Znane są także grupy zakupowe, gdzie bez żadnych dodatkowych warunków zakupimy z rabatem preparaty, które nas interesują.
Korzystanie z rabatów grupy może wiązać się z opłatami, jaki poniesie apteka, np. związanymi z kosztem wydrukowania plakatów lub ulotek reklamowych. Koszty te mogą także pozostać po stronie hurtowni. Wszystkie warunki przystąpienia do grupy zakupowej powinny być jak najbardziej korzystne dla apteki. Przy wyborze grupy należy wziąć pod uwagę ilość współpracujących z nią producentów oraz czy są to znane firmy.
Rabaty jakie uzyskuje dana grupa wynoszą średnio powyżej 10 proc. Warto wspomnieć o dodatkowych rabatach producentów i dokładkach hurtowni. Zazwyczaj rabaty udzielane są na fakturze lub zwracane aptece po ustalonym okresie rozliczeniowym w postaci premii finansowej.
Nasze apteki codziennie odwiedzają liczni przedstawiciele farmaceutyczni. Warto kupować od wybranych producentów największe pakiety, z najwyższym rabatem i takie, które będą miały wsparcie marketingowe, np. w formie reklamy w telewizji czy prasie.
Zakupy pakietowe
Codzienne zakupy weryfikujmy poprzez ustalenie dziennego limitu środków, jakie chcemy wydać. Nie kupujmy więcej niż sprzedaliśmy danego dnia, chyba, że dodamy do tego zamówienia specjalne. Optymalną wartością jest zakup za 80 proc. wartości sprzedaży.
Nie kupujmy bez potrzeby pojedynczych opakowań leków bez rabatu. Najlepiej, gdy zawęzimy asoryment tylko do zakupów pakietowych. Kontrolujmy krótkie daty ważności, wiele aptek ustala, iż nie przyjmuje towaru z terminem krótszym niż pół roku.
Z drugiej strony gromadzenie zapasów chroni przed niekorzystnymi zmianami cen. Zapasy zapewniają nam także dostępność produktów w sytuacji, np. nagłego wzrostu popytu lub niedostępności produktów u dostawcy. Ważne jest, byśmy pamiętali o sezonowości sprzedaży leków. Zamówienia powinny być dostosowane także do tego, co najczęściej poleca personel apteki – każdy z nas jedne preparaty uważa za bardziej lub mniej skuteczne, dla wielu farmaceutów ważne jest, że polecają leki, a nie suplementy diety. Pacjenci także zaczynają zwracać uwagę na to, czy dostają produkt leczniczy, czy suplenent diety.
Kategoryzacja magazynu
Trzymanie zbyt szerokiego asortymentu jest bardzo kosztowne i zazwyczaj nie generuje optymalnych zysków. Trudno na stanie aptecznym mieć wszystkie dostepne na rynku produkty. W celu sprawnego zarządzania magazynem i optymalizacją zakupów dobrze jest podzielić asortyment apteczny na poszczególne grupy, zarówno w systemie komputerowym, jak i na półkach. Mogą to być:
- grupa produktów opiniotwórczych.
- urzędowe leki Rx,
- leki Rx pełnopłatne,
- leki OTC.
W każdej z kategorii wydzielamy podgrupy według substancji czynnych oraz wskazań terapeutycznych, np. w grupie OTC możemy wyróżnić: paracetamol, ibuprofen, tabletki przeciwbólowe, przeziębienie, kaszel suchy i mokry, zgaga, cukrzyca, a w grupie Rx: simwastatyny, omeprazole, piracetam, czy metoprolol.
Grupy liderów
Warto wyodrębnić grupy liderów, tj. produktów, które dominują w sprzedaży w danej kategorii oraz zwiększają zyski w aptece i te z grupy OTC wyeksponować.
Dlaczego warto to zrobić? Jasny podział produktów na półkach zwiększy ich rozpoznawalność, a przez to ułatwi wybory pacjentom, uprości zarządzanie zakupami i magazynem, a także ułatwi prowadzenie analiz. Kiedy stworzymy daną kategorię, np. preparaty paracetamolu, jesteśmy w stanie przeanalizować jakie produkty sprzedają się w największych ilościach. Wykorzystajmy zasadę Pareto, która mówi, iż 20 proc. produktów generuje 80 proc. obrotu naszej apteki. W ten sposób możemy zmniejszyć ilość pozycji w danej kategorii, zminimalizować preparaty wolno rotujące. Poprawimy rotację magazynu, kiedy zamówienia będziemy tworzyć w oparciu o kategorię, a nie konkretny produkt. Nie musimy mieć na stanie 60 preparatów z paracetamolem, kiedy obrót generuje nam 12, a reszta sprzedaje się w miesiącu w pojedynczych ilościach. Skoncentrujmy się na najważniejszym asortymencie. Sztuką jest przenieść sprzedaż produktów w danej kategorii na wysokomarżowych liderów, dążmy do tego, by to właśnie ta grupa stanowiła 80 proc. obrotu.
Podział asortymentu
Z zasadą Pareto wiąże się również następujący schemat podziału asortymentu:
- grupa A stanowi do 20 proc. ilości produktów, który ma znaczny udział w wartości magazynu – do 80 proc., musimy więc mieć ich spory zapas i przeznaczyć dla tych produktów najlepsze miejsca ekspozycyjne. Z punktu widzenia prowadzenia apteki są to bardzo cenne preparaty, cechuje je duża rotacja i sprzedają się bez dużego zaangażowania farmaceutów. Są to zapasy, które nie mogą się wyczerpać.
- grupę B tworzy do 40 proc. ilości produktów, która przekłada się na ok. 15 proc. wartości magazynu. Te produkty możemy także eksponować.
- grupa C to największa ilość asortymentu – 40 proc., który stanowi 5 proc. wartości magazynu. W przypadku tych produktów ekspozycja nie jest wymagana, ponieważ mają one charakter masowy.
Oczywiście, jakie preparaty znajdą się w poszczególnych grupach zależy od specyfiki apteki – lokalizacji i struktury pacjentów.
Leki wydawane na receptę nie powinny zalegać w magazynie aptecznym dłużej niż miesiąc, ponieważ istnieje duże ryzyko, iż przy kolejnej zmianie listy refundacyjnej zostaną przecenione. Optymalny ich zapas to ilość tygodniowa. Zgodnie z zasadą Pareto, w tej grupie także należałoby wybrać 20 proc. produktów spośród danej substancji czynnej do sprzedaży, rezygnując z tych marek, np. atorwastatyny, których ilościowa sprzedaż w miesiącu jest niewielka.
W wyodrębnionych przez nas kategoriach warto zrobić podział pod względem ceny. Do każdej apteki przychodzą pacjenci mniej lub bardziej zamożni, niech znajdą w niej preparaty, które zaspokoją ich potrzeby. Wyodrębnijmy dla nich produkty np. premium i ekonomiczne.
Zarządzanie kategoriami produktów w praktyce oznacza dostosowanie się do myślenia i oczekiwań pacjenta.
